Mi együtt álmodunk ügyfeleinkkel...

Hitvallásunk szerint a rendezvény nem csupán az (önmagukban tökéletes) egyes elemek összessége, hanem a tökéletes elemekből létrehozott tökéletes rendszer, mely tökéletes élményt nyújt mindenki számára. Célunk – amelyben őszintén hiszünk -, hogy minden rendezvényt egyedi módon valósítsunk meg.   A hatásvarázs csoport a minőség új kategóriája a rendezvényszervezés területén - legyen szó koncepcióalkotásról, rendezvénytechnikáról vagy épp catering szolgáltatásról.

Álmaink felé vezető út...

1. lépés: a brief (vagy más néven: feladatleírás)

Amelyben ügyfelünk tájékoztat elképzeléseiről, elvárásairól, a rendezvény kívánatos paramétereiről.
A hatásvarázs csoport olyan célirányosan gyűjti információit a megoldandó feladatról, hogy azzal időt és ezzel együtt energiát takarítson meg ügyfeleinek.

2. lépés: a rebrief vagy memo

A személyes találkozó után a brief-ben, illetve a riport során rögzített, megoldásra váró feladatokat pontosan, írásban megfogalmazva juttatjuk vissza ügyfeleink részére.
A visszacsatolás ezen formája mindkét fél érdekét szolgálja, hiszen a feladat pontos megfogalmazása után mind a megbízó, mind pedig az ügynökség biztos lehet abban, hogy a feladatot jól értette, értelmezte, tehát maximálisan eleget tud tenni az elvárásoknak.
A memo (vagy más néven emlékeztető) minden egyes tárgyalási fázisban elkészül – azaz folyamatosan figyelmet fordítunk a felmerülő kérések, kérdések, észrevételek vagy épp módosítások visszakereshető módon történő dokumentálására.

3. lépés: az agyvihar

A feladat pontos ismerete elindítja a hatásvarázslók agyműködését. Kreatív munkatársaink és szakértőink olyan csapatot alkotnak, amelyben a résztvevők tehetsége és tudása egymást inspirálja.
A kreatív csoportmunka (azaz a brain-storming) során néha olyan ötletek segítenek rátalálni a helyes útra, amelyek  a megvalósíthatóság határát súrolják…
A vihar mindaddig tart, míg csapatunk meg nem találja azt az ötletet, illetve az ötlet megvalósítási lehetőségeit, amellyel megbízónk rendezvényét egyedivé és különlegessé tudjuk tenni.

4. lépés: a prezentáció

A prezentáció során először a kreatív koncepciót mutatjuk be megbízónknak – vagyis azt az ötletet, amelyre az egész rendezvényt építeni kívánjuk, s amelytől a „mással össze nem hasonlítható”-ság élményét várjuk.
Az ötlet prezentálását követően történik a rendezvény tényleges megvalósíthatóságának bemutatása – amikor is a megálmodott rendezvény minden eleméről részletes bemutatást adunk, legyen szó helyszínről, dekorációról, cateringről, fény- és hangtechnikáról vagy műsorról.

5. lépés: a költségtervezés

A rendezvényt ismertető prezentációt követően olyan költségvetést nyújtunk át ügyfeleinknek, amely igény szerint, a megvalósíthatóság keretein belül szabadon módosítható.
Minden, a hatásvarázs csoport által készített költségterv tételes árajánlat – azaz minden önálló tételt árral együtt szerepeltetünk. Amennyiben az lehetséges, az alapajánlatra párhuzamosan több változatot is kidolgozunk, illetve az alapajánlaton felül különböző árkategóriájú opciókat is felkínálunk. Így megbízónk a saját igényeihez, illetve erőforrásaihoz igazodva választhat az egyes rendezvényelemek és modulok felhasználása között.

6. lépés: erőforrás-allokáció a függetlenség jegyében

Nálunk elsődleges szempont a megbízó által megfogalmazott cél megvalósítása, mi ehhez keressük meg a tökéletes helyszínt, a tökéletes étel- és italsorral, és mindazokkal a rendezvényelemekkel, amelyek egyértelműen az ügyfél által megfogalmazott célok elérését szolgálják.
Úgy véljük, az általunk átadott ajánlat minden egyes eleme csupán egy eszköz, így a rendezvény sikerét csakis ezen eszközök harmonikus összhangja eredményezheti.

7. lépés: minőség, minőség, minőség…

Minőség iránti elkötelezettségünk munkánk egész folyamata során lankadatlan – a tervezés első percétől a hatásvizsgálat utolsó pillanatáig.
A hatásvarázs csoport csak és kizárólag olyan alvállalkozóval dolgozik, amelyről tökéletesen megbízható és pontos információkkal rendelkezik - ezeket az információkat pedig személyesen szerzi be.
Az alvállalkozónak jogi és pénzügyi szempontból feddhetetlennek kell lennie, szolgáltatásának pedig kifogástalan színvonalúnak. A hatásvarázs csoport csak olyan helyszínen szervez rendezvényt, amelyet előtte technikai és egyéb szempontok szerint munkatársai személyesen felmértek, megvizsgáltak és kipróbáltak.

8. lépés: a rendezvény

A hatásvarázs csoport minden ajánlatába beilleszti azt a rendkívül sokféle, egyenként is nélkülözhetetlen tételt, amelyek létfontosságúak az adott rendezvény sikeres lebonyolításához.
Mindezek ellenére azonban még a legjobban előkészített rendezvényen is előfordulhatnak olyan váratlan helyzetek, amelyeket ott helyben, késedelem nélkül kell megoldani.
Mi ezekre tudatosan készülünk, ezért szolgáltatásaink között szerepel egy díjmentes (alap) készültségi csomag, amelyet minden rendezvényen külön kérés nélkül nyújtunk partnereinek.

Díjmentes alapcsomagunk tartalma:

• minden szakterületet külön felelős menedzser irányít
• URH rádiós kapcsolatot biztosítunk a rendezvényen résztvevő szakmenedzserek között
• 1-2 fő hostess (hiszen még a leggondosabb házigazda sem lehet ott mindenhol…)
• 1-4 fő staff (hiszen mindig van valami, amit "be kell hozni", "félre kell tolni", "fel kell takarítani" vagy amit őrizni kell…)
• színpadi műsor esetén 1 fő ügyelő (hogy minden a forgatókönyv szerint történjen és ne legyen kínos csúszás a programmenetben…)
• szükség esetén takarítói ügyelet, a vendégtér folyamatos felügyelete, a mellékhelyiségek tisztaságának rendszeres ellenőrzése
• egészségügyi csomag, amelyben alapvető gyógyszerek és kötszerek találhatók
• ruházati elsősegélycsomag (hogy a házigazda és a személyzet ruházata makulátlan legyen: tű, cérna, olló, ragasztó, ruhakefe, cipőtisztító…)
• díjmentes digitális képrögzítési szolgáltatás

9. lépés: a rendezvény után

Minden hatásvarázs rendezvény után a megrendelővel közösen olyan hatékonysági elemzést és átfogó rendezvényértékelést készítünk, amelyből egyértelműen kiderül mindenki számára, hogy a rendezvény elérte-e kitűzött céljait, vagyis hogy valóban megtérülő befektetésként könyvelhetjük azt el.

A rendezvény összes eleméről tételesen kikérjük megrendelőnk véleményét, ezzel is elősegítve jövőbeli -közös- munkáink sikerét.