Arbeitsmethode der Zauberer

 

1.Schritt : „brief“ (oder Aufgabenbeschreibung)

wo uns unser Kunde über seine Vorstellungen, Erwartungen und die gewünschten Parameter der Veranstaltung informiert.
Dies ist auf keinen Fall eine einseitige Informationsmitteilung, es geschieht in jedem Fall im Rahmen eines Treffens , wo beide Parteien einander befragen.
Die Gruppe Wirkungszauber sammelt die Informationen über die zu lösende Aufgabe zweckbestimmt, um damit für ihre Kunden Zeit und Energie zu sparen.

 

2.Schritt: „rebrief“ oder „memo“

Nach dem persönlichen Treffen werden die in der Aufgabenbeschreibung bzw. während der Reportage festgesetzten zu lösenden Aufgaben genau, schriftlich formuliert unseren Kunden zurückgeschickt.
Diese Form der Rückbeschließung ist im Interesse beider Parteien. Nach der genauen Formulierung der Aufgabe können  sowohl der Auftraggeber als auch die Agentur sicher sein, die Aufgabe richtig verstanden zu haben; um den Erwartungen maximal nachkommen zu können.
Der Merkzettel („memo“) wird in jeder einzelnen Phase der Besprechung bearbeitet, d.h., wir achten dauernd auf die nachvollziehbare Dokumentation der auftauchenden Bitten, Fragen, Bemerkungen oder eben der Modifizierungen.

 

3.Schritt : Gedankengewitter

Die genaue Kenntnis der Aufgabe setzt die Gehirnfunktion der Wirkungszauberer in Gang. Unsere kreativen Mitarbeiter und Experten bilden eine Gruppe, in der die Begabung und das Wissen der Mitglieder einander inspirieren.
Im Laufe der kreativen Gruppenarbeit („brain-storming“) helfen manchmal solche Ideen den richtigen Weg zu finden, die sonst die Grenze der Realisierbarkeit berühren.
Das Gedankengewitter dauert solange, bis unsere Gruppe die Idee  bzw. die Realisierungsmöglichkeiten der Idee findet, mit denen die Veranstaltung unseres Kunden individuell und speziell durchgeführt werden kann.

 

4.Schritt: Präsentation

Im Laufe der Präsentation wird unserem Auftraggeber zuerst die kreative Konzeption vorgestellt- also die Idee, auf die wir die ganze Veranstaltung bauen möchten und von der wir das Erlebnis erwarten, das mit keinem anderen verglichen werden kann.
Nach der Präsentation der Idee kommt die  Vorstellung der wirklichen Realisierbarkeit der Veranstaltung- in der wir jedem Element der erträumten Veranstaltung eine detaillierte Vorstellung geben, sei es der Schauplatz, die Dekoration, das Catering, die Licht- und Tontechnik, das Programm usw.
 

5.Schritt : Kostenberechnung

Nach der Präsentation der Veranstaltung wird unseren Kunden ein Kostenvoranschlag übergeben, der nach Bedarf, im Rahmen der Realisierbarkeit frei geändert werden kann.
Jeder von der Gruppe Wirkungszauber erstellte Kostenplan ist ein detaillierter Kostenvoranschlag, d.h., dass alle Posten zusammen mit dem Preis aufgezeichnet werden. Falls es möglich ist, werden parallel mit dem Grundangebot  mehrere Variationen ausgearbeitet bzw. außer dem Grundangebot werden Optionen verschiedener Preiskategorien angeboten. So kann unser Auftraggeber sich nach seinen eigenen Bedürfnissen und Ressourcen gerichtet unter den einzelnen Veranstaltungselementen und Modulen wählen.
 

6. Schritt: Ressourcen-Allokation  im Zeichen der Unabhängigkeit

Die Gruppe Wirkungszauber gehört zur Interessensphäre keines Veranstaltungsortes oder Caterers und ist keinem seiner Partner oder Subunternehmer ausgeliefert.
Wir haben also keine Geschäftsabsichten, die Veranstaltungen auf einen bestimmten Schauplatz  mit einem bestimmten Menü, einer bestimmten Technik oder eben mit einem bestimmten Hostesskreis dem Kunden aufzuzwingen.
Bei uns gilt als primärer Gesichtspunkt, das vom Auftraggeber formulierte Ziel zu verwirklichen, dazu suchen wir den perfekten Schauplatz mit den perfekten Speisen und ausgewählten Getränken und mit all den Veranstaltungselementen, die eindeutig dazu dienen, die vom Kunden formulierten Ziele zu erreichen.
Wir meinen, jedes Element des von uns übergebenen Angebots ist bloß ein Mittel, so kann der Erfolg der Veranstaltung allein durch den Zusammenklang dieser Mittel erreicht werden.
 

7.Schritt: Qualität, Qualität, Qualität…

Unsere Verschreibung der Qualität ist im Laufe der ganzen Arbeit unermüdlich – von der ersten Minute der Planung bis zur letzten Minute der Effektivitätsmessung.
Die konsequente und unversöhnliche Einhaltung all dieser Prinzipien ist es, was die Arbeit der Gruppe W. unvergleichbar zuverlässig, die Abwicklung der Veranstaltung aber sicher macht.
Die Gruppe Wirkungszauber arbeitet nur und ausschließlich mit Subunternehmern, von denen sie absolut zuverlässige und genaue Informationen hat, und diese Informationen werden persönlich ermittelt. Die Subunternehmer müssen aus rechtlichem sowie aus finanziellem Gesichtspunkt mit einwandfreiem Leumund, und ihre Dienstleistung auf einwandfreiem Niveau sein.
Die Gruppe Wirkungszauber organisiert  ihre Veranstaltungen nur auf Schauplätzen, die vorher technischen und sonstigen Gesichtspunkten nach von deren Mitarbeitern persönlich abgeschätzt, geprüft und ausprobiert wurden.

 

8.Schritt: Die Veranstaltung

In jedem Angebot der Gruppe Wirkungszauber sind die außerordentlich vielfältigen auch einzeln unentbehrlichen Posten zu finden, die für die Abwicklung der gegebenen Veranstaltung lebenswichtig sind.
Trotz alledem können sogar auf der am besten vorbereiteten Veranstaltung unerwartete Situationen vorkommen, die an Ort und Stelle ohne jede Verzögerung gelöst werden müssen.
Wir sind darauf bewusst vorbereitet, deshalb enthält unsere Dienstleistung ein kostenloses (Grund) Bereitschaftspaket, das in jeder Veranstaltung, ohne darum gebeten zu werden, unseren Partnern zur Verfügung steht.

 

Unser Grundpaket enthält:

•  jedes Fachgebiet wird von einem verantwortlichen Manager geleitet
• dauernder Kontakt über Funk wird auf der Veranstaltung zwischen den teilnehmenden Fachmanagern gesichert
• 1-2 Personen Hostess (sogar der sorgfältigste Hausherr kann ja nicht überall anwesend sein… )
• 1-4 Personen „staff“ ( es gibt nämlich immer etwas, was hineingebracht, beiseite geschoben, aufgeräumt oder eben behütet werden muss.)
• bei einem Bühnenprogramm 1 Person Manager (damit alles nach dem Drehbuch läuft, und keine peinliche Zeitverschiebung im Programm vorkommt )
• im Notfall Reinigungsdienst, ständige Aufsicht des Gastraumes, regelmäßige Kontrolle der Sauberkeit der Nebenräume
• Sanitätspaket, in dem grundlegende  Medikamente und Verbandmaterial zu finden sind
• Kleidungs- Erstehilfekoffer (damit die Kleidung des Hausherrn und des Personals makellos ist: Nadel, Zwirn, Schere, Kleber, Kleiderbürste, Schuhputzer…)
• Kostenlose digitale Bildfixierungsdienstleistung ( Videoaufnahme)

 

9.Schritt: Nach der Veranstaltung

Nach jeder Wirkungszauber- Veranstaltung werden zusammen mit dem Auftraggeber eine Effektivitätsanalyse und eine übergreifende Veranstaltungsbewertung gemacht, aus denen es sich eindeutig für jedermann herausstellt, ob die Veranstaltung ihre festgesetzten Ziele erreicht hat, also dass wir es als wirklich sich rentierende Investition verbuchen können.



Von allen Elementen der Veranstaltung erbitten wir die Meinung unseres Auftraggebers, damit auch der Erfolg unserer zukünftigen gemeinsamen Arbeiten gefördert wird.